(1) Erklärungen gemäß § 2 Abs. 4 AusfVKG sind auf vom Bundesdenkmalamt aufzulegenden Formularen dreifach zu verfassen, wobei eine Zweitschrift samt einer Zweitschrift der damit in Verbindung stehenden Rechnung binnen zwei Wochen (Datum des Poststempels) nach Ausstellung nachweislich dem Bundesdenkmalamt zu übermitteln ist. Bei den Formularen hat es sich um nummernmäßig genau verrechenbare (streng verrechenbare) Drucksorten zu handeln.

(2) Die Erklärungen haben eine genaue Beschreibung (Größe, Material, Technik, Künstler, Datierung, besondere Merkmale oder ähnliches) sowie genaue Angaben über die Einordnung in eine der Warengruppen der jeweils geltenden Verordnung gemäß § 2 Abs. 2 AusfVKG (einschließlich der Einordnung oder Nichteinordnung als Austriaca), den Wert des Kulturgutes sowie die ausdrückliche Erklärung zu enthalten, daß dem Aussteller der Erklärung kein Umstand bekannt ist, auf Grund dessen angenommen werden könnte, daß es sich um Kulturgut (oder Teil eines Kulturgutes) handelt, das unter Denkmalschutz steht oder bei dem es sich um Archivalien handelt. Die Erklärung hat insgesamt in fachgerechter Weise darzulegen, aus welchen Gründen es sich um Kulturgut handelt, dessen Ausfuhr gemäß den Bestimmungen des § 2 Abs. 1 oder 2 AusfVKG gestattet ist. Im übrigen gelten die Bestimmungen der §§ 2 bis 4 dieser Verordnung sinngemäß; eine Bevollmächtigung ist jedoch nicht möglich. Das Bundesdenkmalamt ist berechtigt, etwa zum Zweck der besseren Kontrolle der Ordnungsgemäßheit der Abwicklung der Ausstellung von Erklärungen oder zur besseren Überprüfung des im Inland (noch) vorhandenen Kulturgutbestandes die Anbringung von Lichtbildern für einzelne Warengruppen oder hinsichtlich der Ausstellung von Erklärungen ua. in einzelnen Städten, Regionen oder auch nur für die Erklärungen einzelner Ausstellungsberechtigter vorzuschreiben. Die für das Bundesdenkmalamt bestimmten Zweitschriften gemäß Abs. 1 und § 11 haben in diesem Fall die Lichtbilder gleichfalls zu enthalten.