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Allgemeine Bestimmungen über die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen, -aufschreibungen und der Monatsnachweisungen

§ 81. (1) Die Verrechnungsunterlagen, Verrechnungsaufschreibungen und Monatsnachweisungen sind in ihren Zusammenhängen und in der für sie in den folgenden Bestimmungen festgelegten Ordnung aufzubewahren. Die Frist für die Aufbewahrung beträgt - soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist - sieben Jahre und beginnt mit Schluß des Finanzjahres, auf das sich die Verrechnungsunterlage oder -aufschreibung bezieht. Die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt nicht, wenn aus Gründen der Beweissicherung, insbesondere zur Sicherung wichtiger dinglicher oder obligatorischer Rechte (zB Pfandbestellungsurkunden, Bankgarantien), eine längere Aufbewahrung geboten ist. Dies gilt auch dann, wenn gegen Bedienstete oder gegen sonstige Personen (zB Empfangsberechtigte) eine Untersuchung anhängig ist und die damit im Zusammenhang stehenden Belege und Aufschreibungen bis zur Erledigung des Verfahrens benötigt werden. Ist eine verlängerte Belegaufbewahrung aus den vorgenannten Gründen erforderlich, so ist die Buchhaltung hievon vom anweisenden Organ in Kenntnis zu setzen.Paragraph 81, (1) Die Verrechnungsunterlagen, Verrechnungsaufschreibungen und Monatsnachweisungen sind in ihren Zusammenhängen und in der für sie in den folgenden Bestimmungen festgelegten Ordnung aufzubewahren. Die Frist für die Aufbewahrung beträgt - soweit im folgenden nicht anderes bestimmt ist - sieben Jahre und beginnt mit Schluß des Finanzjahres, auf das sich die Verrechnungsunterlage oder -aufschreibung bezieht. Die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt nicht, wenn aus Gründen der Beweissicherung, insbesondere zur Sicherung wichtiger dinglicher oder obligatorischer Rechte (zB Pfandbestellungsurkunden, Bankgarantien), eine längere Aufbewahrung geboten ist. Dies gilt auch dann, wenn gegen Bedienstete oder gegen sonstige Personen (zB Empfangsberechtigte) eine Untersuchung anhängig ist und die damit im Zusammenhang stehenden Belege und Aufschreibungen bis zur Erledigung des Verfahrens benötigt werden. Ist eine verlängerte Belegaufbewahrung aus den vorgenannten Gründen erforderlich, so ist die Buchhaltung hievon vom anweisenden Organ in Kenntnis zu setzen.

1. (2)Absatz 2,Eine Verkürzung der im Abs. 1 genannten Aufbewahrungsfrist ist nur im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof im Wege des zuständigen haushaltsleitenden Organs zulässig, wenn es sich bei den Verrechnungsaufschreibungen um solche weiterer Verrechnungskreise gemäß § 71 handelt, wenn Verrechnungsunterlagen von untergeordneter Bedeutung sind und die Nachvollziehbarkeit der Gebarung auf Grund anderer Unterlagen oder auf Grund der Verrechnungsaufschreibungen möglich ist.Eine Verkürzung der im Absatz eins, genannten Aufbewahrungsfrist ist nur im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof im Wege des zuständigen haushaltsleitenden Organs zulässig, wenn es sich bei den Verrechnungsaufschreibungen um solche weiterer Verrechnungskreise gemäß Paragraph 71, handelt, wenn Verrechnungsunterlagen von untergeordneter Bedeutung sind und die Nachvollziehbarkeit der Gebarung auf Grund anderer Unterlagen oder auf Grund der Verrechnungsaufschreibungen möglich ist.
2. (3)Absatz 3,Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen, -aufschreibungen und Monatsnachweisungen obliegt den Buchhaltungen. Eine Entlehnung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen ist - ausgenommen eine solche an ein für die Prüfung zuständiges Organ des Bundes - nur gegen Bestätigung zulässig. Werden Unterlagen voraussichtlich für längere Zeit entnommen und ist deren Inhalt für die Fortführung der Verwaltung von besonderer Bedeutung, so ist eine Ablichtung der Unterlagen mit der Entnahmebestätigung anstelle der Originalunterlagen aufzubewahren. Ist der Grund für die Entlehnung von Unterlagen nicht mehr gegeben, so sind diese unverzüglich wieder der Aufbewahrung zuzuführen.
3. (4)Absatz 4,Vor der Vernichtung von Verrechnungsunterlagen, -aufschreibungen und Monatsnachweisungen ist das anweisende Organ zu benachrichtigen. Zur Vernichtung bestimmte Unterlagen und Aufschreibungen sind in einem Protokoll festzuhalten. Dieses hat Angaben über die Art sowie den Zeitraum, auf die sich die Unterlagen und Aufschreibungen beziehen, zu enthalten. Das Vernichtungsprotokoll ist von dem mit der Ausscheidung betrauten Bediensteten zu fertigen und dem anweisenden Organ zu übermitteln. Dieses bestimmt, auf welche Weise die Vernichtung zu erfolgen hat.
4. (5)Absatz 5,Zur Vernichtung bestimmte Verrechnungsunterlagen sind vor ihrer Vernichtung dem zuständigen Archiv unter deren allgemeiner Umschreibung anzubieten, wenn sie der Buchhaltungsvorstand für historisch bedeutsam erachtet.