Text
Anlage
Projektprogramm
Das österreichische Staatsarchiv hat folgende Schlüsselaufgaben:
Bewerten und Übernehmen erhaltungspflichtiger oder -würdiger Informationsträger in der Erscheinungsform unterschiedlicher Technologien nach rechtlichen und wissenschaftlichen Kriterien
Archivalienschutz und -konservierung
Verwahrung und Erschließung von Archivgut
Bereitstellung und Auswertung von Information für Verwaltung, Forschung, Medien und berechtigte Belange der Bürger
Aus-, Fort- und Weiterbildung
Öffentlichkeitsarbeit und Forschung
Managementziele des Österreichischen Staatsarchivs:
Impulsgebende Institution im archiv- und geschichtswissenschaftlichen Umfeld
Verbesserter Einsatz von Personalressourcen
Verbesserungen der Verwaltungsabläufe und des -aufbaus
Reduktion der Kosten und Ausgaben
Optimieren der vorhandenen Raumkapazität
Steigerung der Zufriedenheit und Motivation der MitarbeiterInnen
Steigerung der Zufriedenheit der Kunden
Messparameter der Managementziele:
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3.1. Impulsgebende
Institution im archiv-
und geschichts- 2003 2004 2005 2006
wissenschaftlichen
Umfeld (Basis)
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Internetzugriffe 1700000 1750000 1800000 1850000
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Anzahl der
Ausstellungen;
Ausstellungs-
beteiligungen und
Veranstaltungen 25 27 29 31
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3.2. Verbesserter Einsatz
von Personalressourcen 2003 2004 2005 2006
(Planstellen-
entwicklung) (Basis)
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3.2.1 Planstellenentwicklung
nach dem Stellenplan
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3.2.1.1. Beamte Stellenplan
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Teil II.A, 1010
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Verwendungsgruppe A1 31 30 30 30
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Verwendungsgruppe A2 25 25 25 25
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Verwendungsgruppe A3 38 38 38 38
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Verwendungsgruppe A4 6 5 3 3
____________________________________________________________________
Verwendungsgruppe A5 2 0 0 0
____________________________________________________________________
Verwendungsgruppe A6 1 1 1 1
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Summe Beamte 103 99 97 97
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3.2.1.2. Vertragsbedienstete
-------------------
Stellenplan Teil II.A,
----------------------
1010
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Entlohnungsgruppe v2 1 1 1 1
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Entlohnungsgruppe v3 4 4 4 4
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Entlohnungsgruppe v4 11 10 9 9
____________________________________________________________________
Entlohnungsgruppe h4 1 1 1 1
____________________________________________________________________
Entlohnungsgruppe h5 4 3 3 2
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Summe
Vertragsbedienstete 21 19 18 17
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3.2.1.3. Sonderplanstellen
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Behinderte 8 8 8 8
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Ältere Arbeitslose 2 2 2 2
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Lehrlinge 1 1 1 1
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Gesamt *1) 135 129 126 125
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3.2.2. Organisatorische 2003 2004 2005 2006
Planstellenentwicklung (Basis)
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Generaldirektion 36 30 30 29
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Archiv der Republik 28 26 26 26
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Allgemeines
Verwaltungsarchiv 11 24 24 24
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Bibliothek 8 0 0 0
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Haus-, Hof- und
Staatsarchiv 20 19 25 25
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Finanz- und
Hofkammerarchiv 9 8 0 0
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Kriegsarchiv 23 22 21 21
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Gesamt 135 129 126 125
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3.3. Verbesserungen der 2003 2004 2005 2006
Abläufe und des Aufbaus (Basis)
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Schriftliche
Anfragenbearbeitung 7000 7000 7350 7700
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Anfragenbeantwortungs-
qualität (Reduzierung
der Reklamationen) 200 170 140 100
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3.4. Reduktion der Kosten 2003 2004 2005 2006
und Ausgaben
(Beträge in Euro) (Basis)
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3.4.1. Personalausgaben (UT 0) 4499000 4499000 4499000 4499000
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3.4.2. Sonstige Ausgaben
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Anlagen (UT 3) 700000 700000 700000 700000
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Förderungen (UT 6) 5000 5000 5000 5000
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Gesetzliche
Verpflichtungen (UT 7) 78000 78000 78000 78000
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Aufwendungen (UT 8) 1793000 2093000 1500000 1520000
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Summe sonstiger 2576000 2876000 2283000 2303000
Ausgaben *2)
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3.5. Einnahmen 2003 2004 2005 2006
(Beträge in Euro) (Basis)
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Erfolgswirksame 491000 491000 200000 220000
Einnahmen (UT 4) *3)
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Bestandswirksame
Einnahmen (UT 7) 2000 2000 - -
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Summe voraussichtlicher 493000 493000 200000 220000
Einnahmen *3)
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Saldo 2003 2004 2005 2006
(Basis)
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Ausgaben Gesamt 7075000 7375000 6782000 6802000
*3)
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Einnahmen Gesamt 493000 493000 200000 220000
*3)
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Saldo 6582000 6882000 6582000 6582000
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3.6. Optimieren der 2003 2004 2005 2006
vorhandenen
Raumkapazität (Basis)
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m2 pro Mitarbeiter *4) 33 m2 33 m2 33 m2 32 m2
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Optimieren der
Speicherfläche *5) 52300 m2 52300 m2 51500 m2 50700 m2
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3.7. Steigerung der
Zufriedenheit und 2003 2004 2005 2006
Motivation der
MitarbeiterInnen (Basis)
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Mitarbeiterzufrieden-
heit (Prozentsatz) *6) > 80% > 80% > 80% > 80%
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Krankenstandstage *7) -10% zu -10% zu -10% zu
2003 2004 2005
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3.8. Steigerung der 2003 2004 2005 2006
Zufriedenheit der
Kunden (Basis)
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Kundenzufriedenheit
(Prozentsatz) *8) > 74% > 74% > 74% > 74%
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4. Managementleistungen und Maßnahmen zur Erreichung der
Managementziele
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Leistungen Maßnahmen
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Personalplanungskonzept o Personalreduktion in der Bibliothek
o Stärkere Konzentration auf die
Kernaufgaben sowie einer
Personalreduktion im FHKA, Haus-, Hof-
und Staatsarchiv (HHStA), Allgemeines
Verwaltungsarchiv (AVA), Archiv der
Republik (AdR), Kriegsarchiv (KA)
o Reduktion der Overheadkosten
(Generaldirektion,
Verwaltungsdirektion, Stabstelle +
Support+ Hilfsdienst)
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Organisationskonzept o Konzept für neue zielorientierte
Aufbauorganisation des
Österreichischen Staatsarchivs
o Stufenplan der Umstellung auf neue
Aufbauorganisation insbesondere der
Reduktion von Archiven bzw.
Bestandsgruppen in den Archiven
o Neustrukturierung der Abläufe bei
Beratungen
o Neustrukturierung der Abläufe bei
Anfragen
o Übernahme der Bibliothek durch die
Administrative Bibliothek; Konzept zur
Wahrnehmung der übrigen
Bibliotheksaufgaben
o Projekte (Neugestaltung der Homepage,
Archivdatenbank usw.)
o Aufgabenanalyse der (Personal- und
Verwaltungsdirektion (PVD) unter dem
Gesichtspunkt einer
Zentralisierung/Dezentralisierung der
Aufgabenstellung
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Programm- und o Schaffung von Einnahmen - Verkauf von
Projektkonzept Leistungen
o Verbesserung der Kosten und
Leistungsrechnung und des Controllings
o Aufgabe der Johannesgasse als
Bürounterbringungsort
o Neugestaltung des Empfanges und der
Zentralen Dienste
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Einnahmenkonzept o Verrechnung der Depotkosten
o Einführen von Benutzerentgelt
(unterschiedliche Kategorien)
o entgeltliche Führungen (Bilder,
Kartenwerke und sonst interessante
Archivalien für historisch
Interessierte zugänglich machen)
o Einnahmen aus Ausstellungen
o Verrechnung der Kosten für
Reproduktionen
o entgeltliche Anfragebeantwortungen
o Veranstaltungen in Teilen des FHKA,
wodurch Sponsorengelder lukriert
werden sollen
o Einnahmen aus Copyright, Urheberrecht,
Senderechten (Urkunden, Karten,
Bildwerk)
o Einnahmen aus einem Archivshop
(Verkauf von Archivinventar,
Publikationen usw.)
o Einnahmen aus Sponsoring für
Forschungsprojekte (zB Nationalbank
usw.)
o Einnahmen aus Partnerschaften mit
Firmen (kartografische Firmen,
Buchverlage)
o Einnahmen durch Werbung (zB Webseite)
o Vermietung von Teilen des FHKA
(Johannesgasse)
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Raumkonzept o Erhebung der zu vermietenden Räume
FHKA (Johannesgasse)
o Nutzungsmöglichkeiten
o Evaluierung des Lagerraumbedarfes
o Logistikkonzept zur Reduktion auf zwei
Standorte
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Ausgabenkonzept o Reduktion der Personalausgaben gemäß
dem Personalplanungskonzept
o Reduktion der Aufwendungen durch
Raumkonzept, Ausgabenstraffung
o Investitionskonzept für neue Bereiche
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Fachbezogene Ziele des Österreichischen Staatsarchivs:
Sicherung sämtlichen Archivgutes
Ordnung und Erschließung von Archivgut
Vermittlung von Archivgut
Messparameter der fachbezogenen Ziele:
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6.1. Sicherung von Archivgut
pro Jahr 2003 2004 2005 2006
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Laufmeter bei Akten 700 1000 1100 1200
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Anzahl der Karten und
Pläne 50700 200 220 240
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Anzahl der Bilder 35000 5000 5500 6000
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6.2. Ordnung und 2004 2005 2006
Erschließung von
Archivgut im
Archivinformations-
system - AIS
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Menge der
eingegebenen
Datensätze *9) *9) *9)
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Anzahl der
herausgebrachten
Inventare zur sicheren
Auffindung der
Archivalien *9) *9) *9)
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6.3. Erhaltung von Archivgut 2003 2004 2005 2006
(Basis)
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Anzahl der
restaurierten Akten 10000 11000 11000 11000
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Anzahl der 2000 2900 3000 3100
sicherheitsverfilmten von von von von
Bilder vgl. mit der 380000 385000 390500 396500
Gesamtanzahl an Bildern
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Anzahl der
Mikroaufnahmen 70000 75000 80000 85000
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Anzahl der
restaurierten Karten
und Pläne 80 85 95 110
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6.4. Vermittlung von 2003 2004 2005 2006
Archivgut (Basis)
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Anzahl der
schriftlichen
Anfragebeantwortungen
pro Mitarbeiter 100 100 105 110
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Anzahl der
bereitgestellten
Archivalien 80000 85000 90000 95000
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7. Fachbezogene Leistungen und Maßnahmen
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Leistungen Maßnahmen
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Öffentlichkeitsarbeit o Internationaler Archivkongress 2004
o Archivnetzwerk, Kooperationen
o Ausstellungsprogramm
o Führungen in den Archiven
(Führungsprogramm)
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Publikationen o Publikation "50 Jahre Staatsvertrag"
o Mitteilungen des Österreichischen
Staatsarchivs - MÖSTA
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Übernahme von Archivgut o Beratung bei Übernahme des Archivgutes
o Bereitstellung von Findmittel
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Beratung der o Document-/Data life cycle management
Aktenproduzenten
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Lagerung von Archivgut o Neue Regalsysteme
o Zusammenführung von Archivgut
o Einführung eines elektronischen
Archivs
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Restaurierung von Steigerung der Restauriermenge
Archivgut
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Verfilmung von Archivgut Filmmenge und Filmbedarf
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Anfragenbeantwortung o Orientierung nach Nachfrage
o Standardisierung der Antworten
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Bereitstellung und Einführung eines
Entlehnung von Archivalien Archivinformationssystems (AIS)
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Gutachten Steigerung der Anzahl von Gutachten
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Reproduktionen von o Verfilmungen und Digitalisierung
Archivalien o Orientierung nach Nachfrage
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Erfassung des Archivgutes Evaluierung der Vollständigkeit
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*1) Auf Grund der im Österreichischen Staatsarchiv durchzuführenden Organisationsänderungen werden Anpassungen des Stellenplans resultierend aus Bewertungsänderungen erforderlich. Die Bedeckung der Controllingpunkte für das Bewertungsverfahren Teamassistenz übernimmt die BKA-Zentralleitung.
*2) Im Jahr 2004 entstehen für die Veranstaltung des "Archivkongresses 2004" zusätzliche einmalige Ausgaben in der Höhe von 300 000 €
*3) Die Darstellung der Ausgaben und Einnahmen 2004 erfolgt auf Basis des BVA 2004. Tatsächlich werden die Einnahmen bei 150 000 €
liegen. Die Ausgaben werden entsprechend den Mindereinnahmen um 343 000 € reduziert. Der Saldo bleibt unverändert.
Die am 31. Dezember 2002 bestehenden Rücklagen in Höhe von 732 000 €
bzw. 44 160 € (zweckgebunden) sowie jene Rücklagenzuführungen, die 2003 erfolgen, können ab 2004 bei Bedarf zur Projektrealisierung bzw. zur Abdeckung allfälliger Mindereinnahmen aufgelöst werden. *4) Durch die Übersiedlung des Finanz- und Hofkammerarchivs (FHKA) in das Zentralarchiv wird mit 2006 eine Verringerung des m2-Wertes je Mitarbeiter erreicht.
*5) Reduzierung der im Zentralarchiv verbrauchten Speicherfläche (rd. 50 700 m2) durch Ausstattung mit Rollregalen, damit bis Ende 2006 die Bestände des FHKA (1 600 m2) eingesiedelt werden können. *6) Basis stellt eine im Jahr 2002 durchgeführte Mitarbeiterumfrage dar, welche eine Zufriedenheitsquote von 80% (80% bewerteten mit sehr gut oder gut) ergab, dementsprechend ist das Ziel eine Steigerung über 80%.
*7) Basis sind die Krankenstandstage des Jahres 2003, welche im Jänner 2004 zur Verfügung gestellt werden.
*8) Basis stellt eine im Jahr 2002 durchgeführte Kundenumfrage dar, welche eine Zufriedenheitsquote von 74% (74 % bewerteten mit sehr gut oder gut) ergab, dementsprechend ist das Ziel eine Steigerung über die 74% hinaus.
*9) Ab 2004 wird ein elektronisches AIS aufgebaut, mit welchem die Archivalien verwaltet werden, womit die bisherigen Findmittel ersetzt werden. Das Ausschreibungsverfahren wird 2003 abgeschlossen werden - auf Grund des laufenden Vergabeverfahrens sind Angaben derzeit nicht möglich.