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Hauptabteilung Verwaltung

§ 11. Die Verwaltung der Albertina umfasst folgende Abteilungen: Paragraph 11, Die Verwaltung der Albertina umfasst folgende Abteilungen:

1. 1.Ziffer eins
   Rechnungswesen und Finanzen; diese ist verantwortlich für die Vorbereitung des Finanz- und Begleitcontrollings durch den Bund. Sie erstellt im Rahmen der Einjahres- und Vierjahrespläne die Budgetierung und Finanzplanung und ihr obliegt die Kosten- und Ergebnisrechnung sowie das monatliche und quartalsmäßige Berichtswesen. Weiters ist die Abteilung zuständig für die Buchhaltung und die Erstellung der vom Bundesmuseen-Gesetz geforderten Bilanzen. Die laufende Weiterentwicklung der entsprechenden finanztechnischen Instrumente zählt ebenfalls zum Verantwortungsbereich der Abteilung Rechnungswesen und Finanzen. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben untersteht der Abteilung Rechnungswesen und Finanzen die Verwaltungseinheit Buchhaltung und Lohnverrechnung;
2. 2.Ziffer 2
   Gebäudemanagement; diesem sind die Haustechnik sowie die einzelnen Gebäudedienste wie Reinigung, Wartung, Instandsetzung, Energieversorgung, die Planung von baulichen Veränderungen und eventuellen Erweiterungen sowie Kauf von Anlagen und Wirtschaftsgütern für sämtliche im Verantwortungsbereich der Albertina befindlichen Gebäude übertragen. Es ist zuständig für die Erhaltung des betriebsbereiten Zustands, die Erhaltung der Immobilien mit Ausnahme des Äußeren und der konstruktiven Teile. Darüber hinaus sorgt das Gebäudemanagement für die laufende Bearbeitung und Ergänzung der Immobilienverzeichnisse und der Verzeichnisse der beweglichen Ausstattung. Zur Erfüllung seiner Aufgaben untersteht dem Gebäudemanagement die Organisationseinheit Risikomanagement. Die Kompetenzen des Risikomanagers erstrecken sich auf alle Einrichtungen, die die Sicherheit und den Schutz von Personen und Sachen in der Albertina zum Gegenstand haben. Der Risikomanager informiert die Direktion und alle Abteilungsleiter in allen Sicherheitsbelangen. Er erstellt in Zusammenarbeit mit Polizei und Feuerwehr Alarmpläne. Er hat für die Durchführung von Alarmübungen mit allen Mitarbeitern des Hauses zu sorgen. Der Risikomanager setzt im Einvernehmen mit dem Direktor den Standard des Aufsichtsdienstes fest und ist für die Instandhaltung und Verbesserung der sicherheitstechnischen Anlagen sowohl in der Sicherheitszentrale als auch beim Aufsichtspersonal verantwortlich;
3. 3.Ziffer 3
   Personalwesen; diese Abteilung ist zuständig für die Vorbereitung von Stellenbesetzungen, insbesondere für die Ausschreibungen von Dienstverträgen, Regelung des Personaleinsatzes, die Kontrolle der Gleitzeit, die Urlaubsevidenz einschließlich der Urlaubsvertretungen, Reiseanträge, Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen, die Aufsicht über den Fuhrpark, die Personaladministration, die Kontrolle und den Einsatz von Fremdpersonal. Weiters untersteht dem Personalwesen der Sicherheitsdienst. Das Personalwesen ist zuständig für die Personaleinteilung des Sicherheitsdienstes (Aufsicht, Garderobe, Sicherheitszentrale, Portier und Telefonzentrale, Poststelle, Nachtaufsicht, Reinigung).